Промпт · Тексты и редактура

Сложное письмо: отказ, просьба, претензия

Нужно написать неудобное письмо и не испортить отношения.

Промпт целиком

Работает в: Claude, ChatGPT

Напиши деловое письмо на русском.

Ситуация: [опишите, что произошло]
Кому пишу: [должность, как общаемся — на «ты» или «вы»]
Чего хочу добиться: [нужный результат]
Что важно сохранить: [отношения / позицию / сроки]

Требования: спокойный тон без агрессии и без извинений за существование; не больше 150 слов; в конце — конкретный следующий шаг.
Дай два варианта: помягче и пожёстче.

Совет: Готовое письмо прогоните через промпт «убрать нейросетевой тон» — станет живее.

Когда пригодится

Нужно отказать клиенту в скидке, напомнить партнёру о долге, попросить руководителя сдвинуть срок или предъявить претензию подрядчику. В таких письмах легко уйти в крайность: оправдываться или давить. Промпт держит спокойный тон и заканчивает письмо шагом, который понятен адресату.

Когда не нужен

Если конфликт дошёл до официальной претензии или суда, вежливого письма мало: там свои требования к форме. Начните с разбора спора. И не пишите письмо тому, с кем проще созвониться. Пять минут разговора иногда решают то, что не решит переписка.

Что подставить

СитуацияФакты без оценок, с датами и суммами. Не «подрядчик сорвал всё», а «макеты обещали 10 сентября, прислали 18-го, два из пяти без согласованных правок».
Кому пишуДолжность и формат общения. «Директор агентства, работаем третий год, на ты» даст совсем другое письмо, чем «новый поставщик, общались только по почте».
Чего хочу добитьсяОдно действие адресата: вернуть предоплату, сдвинуть срок на неделю, ответить до пятницы. Две цели размывают письмо.
Что сохранитьТо, чем вы не готовы жертвовать. Так модель поймёт, где смягчить, а где стоять твёрдо.

Пример заполнения

Ситуация: заказали у типографии 500 каталогов к выставке 3 октября, оплатили 50%, типография сдвинула срок на 7 октября без объяснений. Кому пишу: менеджер типографии, общаемся на «вы», работаем впервые. Чего хочу добиться: сдать тираж до 2 октября или вернуть предоплату. Что сохранить: сроки, отношения вторичны.

Каким должен быть ответ

Хорошее письмо помещается на экран телефона. Из первого абзаца уже ясно, о чём речь, в последнем стоит просьба со сроком. Два варианта различаются по сути, а не только словами: в жёстком названо последствие, если ответа не будет.

Признаки, что модель ушла не туда

Три раза «к сожалению», благодарность «за понимание» и «надеемся на плодотворное сотрудничество» в конце. Модель скатилась в шаблон, и такое письмо адресат пролистает.

Если ответ слабый, допишите в чат

«Убери извинения и благодарности, оставь факты и просьбу.»
«В жёстком варианте добавь, что случится, если ответа не будет до пятницы. Без угроз, спокойно.»

Частые ошибки

Писать в «Ситуацию» эмоции вместо фактов. Модель честно перенесёт раздражение в письмо, просто вежливыми словами.
Отправлять не перечитав. Проверьте имена, даты и суммы: модель могла их переставить.
Выбирать жёсткий вариант на эмоциях. Если есть время, отложите письмо на час.

В какой нейросети запускать

Подойдут и Claude, и ChatGPT. Если такие письма приходится писать часто, положите в проект два-три своих удачных письма как образец. Модель подхватит вашу манеру обращения и привычную длину.

Что взять следом

Почитать на портале

Ещё в этой категории

Вся библиотека — 31 промпт →